Зачем нужна электронная подпись? Как ей пользоваться и где оформить? В чём плюсы и минусы такой подписи? Как подписывать документы электронной подписью? Рассказываем, что нужно знать перед тем, как начать ей пользоваться.
Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог обычной рукописной подписи. Иногда её называют электронной цифровой подписью или просто цифровой. Различают простую электронную подпись и усиленную.
Виды электронных подписей
Простой электронной подписью большинство из нас пользуется уже давно. Логины и пароли, коды из sms, которые помогают идентифицировать личность, - это и есть простые подписи. Однако с их помощью подписывать документы не получится. Для этого понадобится усиленная электронная подпись. Она бывает неквалифицированная и квалифицированная. У первой возможности использования достаточно ограничены. В основном её используют при электронном документообороте внутри компании. Вторая - полный аналог личной подписи.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
Где оформить: в аккредитованном удостоверяющем центре.
Какие документы нужны: паспорт (для физического лица), учредительные документы (для организации), доверенность (если заявление подает доверенное лицо). В удостоверяющем центре после проверки документов заявитель получит сертификат ЭП и два ключа: закрытый и открытый. Закрытый ключ нужно хранить на специальном носителе с ПИН-кодом или на компьютере в зашифрованном файле. Этот ключ очень важен, так как с его помощью генерируются электронные подписи.
Что нужно учитывать: перед тем, как использовать неквалифицированную ЭП, нужно заключить между сторонами соглашение о правилах использования усиленной неквалифицированной ЭП и взаимном признании ее юридической силы. Только в этом случае такая подпись будет считаться равнозначной рукописной.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Где оформить: в аккредитованном удостоверяющем центре.
Какие документы нужны: паспорт и СНИЛС (для физических лиц), учредительные документы (для юридических лиц), выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (выданная не позднее 6 месяцев).
Что нужно учитывать: усиленная квалифицированная ЭП должна иметь сертификат ключа проверки ЭП в бумажном или электронном виде, который подтверждает подлинность подписи. Срок действия сертификата, как правило, составляет один год. Ключи усиленной квалифицированной ЭП нужно хранить на токенах с USB-разъемом или смарт-картах. Также стоит учитывать, что запрещено использовать усиленную квалифицированную ЭП, если действие сертификата приостановлено или он аннулирован.
Плюсы и минусы электронной подписи
Плюсы:
- Можно удалённо вести документооборот.
- В документ, подписанный усиленной ЭП, нельзя внести изменения, - это отразится на расшифровке.
Минусы:
- Сертификат усиленной квалифицированной ЭП нужно ежегодно оформлять и оплачивать.
- Необходимо покупать лицензию программы, с помощью которой можно подписывать документы.
- Настроить подпись сложно технически.
Дмитрий Платонов, директор направления по работе с интеллектуальной собственностью: "Помимо подписи, нужно программное обеспечение, с помощью которого можно подписать документы электронно. Отдельная сложность в том, что настроить подпись с нуля технически сложно. Сначала нужно установить КриптоПро CSP (для того, чтобы подпись “установилась” на компьютер), потом программу, которая может использовать эту подпись (например Контур.Крипто, КриптоАРМ). Если необходимо работать с подписью в браузере (например для госзакупок или для подачи документов через госуслуги или в налоговую), то необходимо установить специальный браузерный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. После каждой установки необходимо перезагрузиться. На все это у меня уходит целый день, хотя я это делал уже не раз, так как сразу почему-то все элементы друг с другом не работает. То сертификат не видно, то в одном приложении он есть, а в другом нет, то не установился сертификат удостоверяющего центра и т.д. Кроме того, подпись не работает на Mac, - нужно будет устанавливать Windows. Что касается тех, кто боится, что его электронную подпись украдут, с такой же вероятностью можно бояться, что вашу рукописную подпись подделают".
Как подписать файлы электронной подписью?
В ряде случаев, например при направлении документов в государственные органы, требуется подписать файл (doc или pdf) электронной подписью. Причём подпись должна быть выполнена в формате .sig. Для этого мы пробовали использовать 2 программы: КриптоАРМ и Контур.Крипто.
КриптоАРМ бесплатная с ограничениями. Но связываться с ней не рекомендуем, так как программа достаточно требовательная в плане настроек и установок. Ей постоянно что-то не нравится, то ошибка в сертификате, то она не может подтвердить, что сертификат является квалифицированным и т.д. Проблема, на наш взгляд, в том, что она вынуждена использовать настройки Windows для своей работы, а они, по всей видимости, не всегда правильно устанавливаются.
Естественно, с такими настройками в системе, ничего нельзя подписать с помощью КриптоАРМ. При этом якобы “неквалифицированная” подпись успешно используется на веб-сайтах государственных органов, налоговой службе и т.д.
Контур.Крипто мы нашли после неуспешных попыток подписать файл с помощью КриптоАРМ. Эта программа работает в браузере и содержит очень простой интерфейс. Достаточно выбрать файл и выбрать подпись. Если браузер вашу подпись видит, то вы легко подпишите любой файл. После нажатия на кнопку “Подписать” в папке с файлом появляется файл с подписью в формате sig. Программа полностью бесплатная и стабильно работает. Рекомендуем к использованию.