CRM-система в Excel: кому подходит?

CRM-система в Excel: кому подходит?

Возможно ли использовать Excel как CRM-систему? Кому подойдёт такая CRM? Какие плюсы и минусы будут у системы? Разберём ниже.

Microsoft Excel — один из тех инструментов, который в свое время значительно упростил работу. Многие специалисты, вроде бухгалтеров, вздохнули с облегчением, когда познакомились с его функциями по обработке данных и презентаций результатов.

Но удобно ли использовать этот инструмент в качестве CRM?

Кому точно не подойдёт такая CRM?

CRM в excel чаще всего выглядит как таблица для учёта. Её могут использовать для формирования базы клиентов или каталога товаров.

Один из главных минусов использования excel в качестве полноценной CRM-системы в том, что все правки, которые вносятся в документ, видны только одному пользователю. Поэтому если вам нужно, чтобы в системе работали одновременно несколько сотрудников, такой инструмент как excel, скорее всего, вам не подойдёт.

Представим, что у вас небольшой салон красоты, где почти каждый клиент — постоянный. Салону исполняется год и по этому случаю вы с администратором и мастерами решили организовать вечеринку с подарками для гостей. Поскольку до этого вы никак не работали с клиентской базой, вам нужно составить список с нуля и пригласить клиентов: обзвонить, сообщить им о мероприятии, узнать точное количество тех, кто придёт. По предварительным подсчётам, всего гостей планируется около 30.

За приглашения отвечают два человека: вы, как владелец студии, и администратор Ирина. Ирина создает специальную таблицу с контактами клиентов и начинает обзванивать. Вносит в таблицу данные, формирует список тех гостей, которые точно будут, а затем отправляет его вам. Так как вы отвечаете ещё и за подарки, вам нужно знать точное количество людей. Вы сверяете свой список с таблицей Ирины. Далее, редактируете таблицу, так как Ирина учла не всех. Список меняется, число гостей остаётся под вопросом. В это же время Ирина присылает вам новый список, в котором есть те клиенты, которых вы не вспомнили, когда редактировали её предыдущий документ. Происходит путаница, время идёт, нервы заканчиваются, а до мероприятия остаются считанные дни.

Этим примером мы пытались наглядно показать, что если вам нужно организовать работу команды, то использование excel для того, чтобы автоматизировать работу — очень плохая идея.

Вывод или какие сложности возникнут:

  1. Над документом может работать только один человек, двое одновременно вносить информацию не могут.
  2. Можно сделать ошибку из-за «человеческого фактора», а одна ошибка может помешать всей команде.
  3. Сложная организация работы между сотрудниками. Легко запутаться в потоке пересылаемых версий документа: какой из них черновой, какой уже согласован, какой из них финальный и т.д. Особенно будет трудно, если нужно будет вернуться к этому документу спустя длительное время.
  4. Ваши коллеги могли попросту не успеть внести свои правки в документ, поэтому может случиться так, что кто-то будет работать с неактуальными данными. Этот пункт вытекает из предыдущего.

Но если вы хотите построить работу именно в инструменте, похожем на Excel, для вас будет актуальна статья, в которой мы подробно рассказываем как создать CRM в гугл таблицах. Преимущества использования гугл таблиц в том, что они имеют похожую функциональность с excel и находятся в облаке, т.е. подключаться к работе и вносить правки смогут сразу несколько человек одновременно. Также, в статье есть шаблон, который поможет вам сориентироваться и начать работу.

Кому подойдёт CRM в excel?

Ниже приведём пример того, когда CRM в excel может быть действительно удобной.

У вас небольшой семейный бизнес — магазин продуктов правильного питания. Ассортимента не так много, но все самое необходимое всегда есть на прилавках. Бывают случаи, когда один из товаров заканчивается раньше запланированного срока поставок, но вы не хотите терять выручку и лояльность постоянных покупателей. Поэтому создаёте таблицу, в которой записываете ФИО клиента, его контактный номер, дату, когда он приходил за товаром и сам товар. Как только товар появляется, вы звоните клиенту и предлагаете купить товар одним из возможных способов: доставка или самовывоз.

Раздел CRM в Excel: «База клиентов»
Раздел CRM в Excel: «База клиентов»

Никакой путаницы не возникает, потому что у вас всего два продавца, которые работают посменно. Один компьютер и одна таблица, данные в которую вносит тот продавец, который на смене.

Так как покупателей не так много, товар заканчивается с разной скоростью, но, в целом, не очень быстро. Поэтому закупки вы осуществляете раз или два в месяц. Как только товар закончился, например, в середине месяца и в конце. Количество закупок вы регулируете с помощью вкладок «Каталог товаров» и «Закупки».

Раздел CRM в Excel: «Каталог товаров»
Раздел CRM в Excel: «Каталог товаров»
Раздел CRM в Excel: «Закупки»
Раздел CRM в Excel: «Закупки»

Пока сотрудники работают с документом поочерёдно, проблем не возникнет. Если вам показался удобным такой формат работы, то мы приготовили для вас бесплатный шаблон.

Вывод или плюсы использования такой системы:

  1. Бесплатность. Вам не нужно будет тратить бюджет на такую систему.
  2. Гибкость. Все рабочие процессы вы можете настроить полностью под себя.
  3. Экономия времени. Вам не придётся тратить время на внедрение и обучение сотрудников.
  4. Простота использования. Нет большого количества окон, вся информация находится под рукой.

В чём excel проигрывает готовым CRM-системам?

  1. Контроль команды. Вам будет сложнее выстроить работу в excel, если вам важно распределять задачи и контролировать сотрудников. В большинстве готовых CRM существуют постановщики задач, трекеры времени и другие функции, которые помогут вам быть в курсе того, что делает ваша команда.
  2. История покупок. В CRM-системе вы всегда сможете вернуться к истории работы с клиентом. Такой подход поможет вам делать специальные предложение для каждого клиента и формировать лояльные отношения.
  3. Аналитика. Какой товар покупают чаще всего? Кто из отдела продаж работает эффективнее других? Насколько удобная воронка продаж? Всю эту информацию вы сможете получить, используя уже готовую CRM. В excel вы также смогли бы провести аналитику, построив графики на основе данных из таблиц. Но это будет не так удобно, как в CRM.
  4. Автоматизация работы. Вы всегда сможете подключить к CRM дополнительные сервисы, например, для создания e-mail-рассылок, актов и счетов, интеграции с телефонией или ведения учета финансов. Нужно сделать рассылку о предстоящих акциях? Интегрируйте эту возможность в свою CRM.

В этой статье мы постарались показать, что у Excel CRM есть как преимущества, так и недостатки. Выбор нужно делать, исходя из потребностей вашего бизнеса. Если вы прочитали статью и пришли к выводу, что вам нужна готовая, но простая система, которая поможет автоматизировать некоторые бизнес процессы и позаботится о продажах, то CRM Пачка — это то, что вы ищите.