Электронная трудовая книжка: всё, что нужно знать о переходе на неё в 2020 году

Электронная трудовая книжка: всё, что нужно знать о переходе на неё в 2020 году

Остался месяц, чтобы успеть уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. Команда Пачки разобралась, в чём плюсы и минусы нового формата привычного документа.

Согласно изменениям, внесенным в ТК РФ и вступившим в силу 01.01.2020 г., все работодатели должны уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При этом работодатель должен проинформировать работника о том, что тот имеет право сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

С инициативой продлить этот срок из-за пандемии коронавируса до 30 сентября 2020 выступил глава Торгово-промышленной палаты (ТПП) Сергей Катырин. Пока вопрос находится на рассмотрении в Совете Федерации. Это значит, что уведомление по-прежнему должно быть направлено письменно работникам в срок до 30 июня.

Законодательно бланк не регламентирован, каждая компания должна составить его самостоятельно. Также для удобства мы предлагаем скачать БЛАНК УВЕДОМЛЕНИЯ для сотрудников, с простыми и доступными объяснениями (за основу взят разработанный бланк из приведенного в конце статьи источника: Журнала «Кадровые решения»).

Уведомили сотрудников: что делать дальше?

После уведомления работников до 31.12.2020 работодатели ждут:

  1. заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки только в электронном виде;
  2. заявление о продолжении ведения трудовой деятельности в бумажном виде;
  3. для тех, кто не подаст никакого заявления в течение 2020 года, нужно продолжать вести бумажную версию.
Образец электронной трудовой книжки
Образец электронной трудовой книжки

Сложности при переходе на электронную трудовую книжку

К сожалению, пока все это выглядит как красивый миф и не слишком красивая реальность. Несмотря на то, что пенсионный фонд очень красиво все написал на своём сайте про переход на так называемую электронную трудовую книжку (ЭТК), результат этого перехода отразится на обычном человеке со стажем работы.

Противоречия можно найти на сайте пенсионного фонда РФ прямо на главной странице буквально в соседних абзацах. Вот пишут про первое преимущество ЭТК: «Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности». Уже в следующем абзаце про переход на ЭТК пишется: «В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года».

Нигде нет и не будет электронного дубликата бумажной трудовой книжки (стажа работы до 2020 года).

Понятия ЭТК не существует. Нет такого места, где бы планировалось дублировать в электронном виде записи обо всех местах работы отдельно взятого человека. Существует только база в пенсионном фонде, куда работодатели с 01.01.2020 года начали предоставлять сведения о работе сотрудников в текущей организации.

Однако работодатели не подают туда информацию о предыдущих местах работы сотрудников. То есть никакой электронной трудовой книжки в таком виде, в котором принято сейчас это понимать (дубликата бумажной) нет. Тем не менее, чиновники употребляют этот термин в законопроектах и общепринятый термин ЭТК употребляется.

Почему важно иметь все данные в своей трудовой книжке?

Потому что стаж работы влияет на оплату больничных листов, гарантии за работу в особых климатических условиях или при трудоустройстве на новую работу. Что подтвердит трудовой стаж, если нет бумажного подтверждения? Если человек выберет отказ от ведения бумажной трудовой книжки, то согласно ст. 66.1 ТК он должен принести справки, которые подтверждают его трудовую деятельность. Где он их может получить? Из единой базы пенсионного фонда.

3 способа получить такие справки:

  • МФЦ;
  • пенсионном фонде;
  • на сайте госуслуг.

То есть перед каждым новым трудоустройством, нужно будет тратить время на то, чтобы получить эту справку.

Откуда эти три источника могут взять данные? Опять же из единой базы пенсионного фонда. Там они появляются из отчетов, которые подает каждый работодатель. Но это замкнутый круг: данные работодатели подают только с начала текущего 2020 года.

Добавим, что персонифицированный учет граждан был начат с 1997 года, то есть отчисления стали идентифицироваться под конкретных людей. Ранее отчисления делались, но они не попадали на конкретно его персональный счет. То есть человек, у которого стаж до 1997 г не сможет свой стаж подтвердить ничем, кроме своей бумажной трудовой книжки.

Правительство надеется, что, совершив переход на ЭТК, когда за один год все работники заберут свои трудовые бумажные книжки, всё будет доступно в электронном формате. Они обещают, что гражданам больше не придется тратить время на сбор документов от прежних работодателей, чтобы подтвердить стаж. На практике нужно будет предъявлять справку из ПФР и бумажную трудовую книжку, которая будет уже на руках (это уже два документа вместо одного). То есть так, как обещает сайт ПФР: всё в электронном быстром доступе - будет только у молодых работников, которым в 2021 году при устройстве на работу уже не будут оформлять бумажные трудовые книжки.

Многие кадровики и юристы не собираются отказываться от своих бумажных трудовых книжек.

Какое заявление написать - лично дело каждого работника, но многие юристы, зная и доверяя только своим глазам и документам, от своей бумажной трудовой книжки отказываться не намерены. Еще в начале года юристы советовали не уведомлять раньше времени сотрудников, потому что была надежда, что будет доработано законодательство хотя бы в части того, где ставить отметку о том, что бумажная трудовая книжка возвращена работнику.

Пока единственный документ, который касается возврата бумажной трудовой книжки владельцу называется «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Документ использовался только при увольнении. По-видимому, ситуация с пандемией не дала возможности хорошо проработать этот вопрос.

Разъяснения есть в Письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150 О применении норм трудового законодательства. Но в них много странностей.

1 странность: выдача трудовой книжки в день подачи заявления.

В письме указано, что «в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности (то есть при выборе ЭТК – прим. автора) работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником». Если в компании работники находятся в разных городах, например, в Красноярске, каким образом можно обеспечить выдачу трудовой книжки в тот же день, находясь в Санкт-Петербурге или Москве? Нет ни слова про возможность направления почтой, ни возможности её отправления хотя бы в трехдневный срок.

2 странность: как уместить предполагаемый текст в графе 13

Как выглядит графа 13 документа «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней» можно посмотреть ниже

Скриншот

В письме указано, что «…в графе 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки" книги учета движения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки. Вместить необходимый текст в эту графу не представляется возможным по объективным причинам.

Несколько ссылок по теме:

В интернете можно найти разные указания (причем указания от Минтруда и Роструда – различаются) однако нормативно-правовыми актами они не являются. При этом опираться приходится на них, так как некоторые важные шаги в законе пока не прописаны. Хорошо описала процесс по переходу на электронные трудовые книжки Государственная инспекция по труду республики Алтай. Также подробно описан процесс отправки уведомлений в выпуске журнала Кадровые решения.

Совет работодателям и работникам:

Пока не будет доработан механизм перехода на электронные трудовые книжки, работодателям можно посоветовать письменно уведомить до 30.06.2020 г. сотрудников об изменениях в ТК (не уведомить нельзя) и продолжать подавать в пенсионный фонд отчёты по кадровым событиям в установленные сроки. При дистанционной работе – уведомить посредством электронных образов документов. Малому бизнесу сделать это проще, чем крупным компаниям из-за меньшего числа работников. Работникам можно посоветовать пока не торопиться забирать свои бумажные трудовые книжки у текущих работодателей, ведь это можно будет сделать в любой момент.