Как создать простую CRM в Google таблицах?

Как создать простую CRM в Google таблицах?

Что такое CRM и для чего ее используют

CRM или Customer Relationship Management переводится как управление взаимоотношениями с клиентами. Проще говоря, CRM — это система, помогающая бизнесу сохранить нужную информацию о клиентах для автоматизации бизнес-процессов, маркетинга и улучшения дальнейшего взаимодействия с клиентами.

Давайте представим, что у нас небольшая мастерская по производству изделий из кожи ручной работы. Нам звонит клиент и делает заказ на портмоне и обложку-органайзер. Мы уточнили детали заказа, договорились о времени выполнения, записали его имя и фамилию, номер телефона в ежедневнике, а на следующий день забыли взять ежедневник с собой — и не можем перезвонить.

Или мы обещаем позвонить ему если будут скидки, но через два месяца заметка на пост-ит потерялась и перезвонить вы не можете.

Чтобы такого не происходило, и нужна СРМ система

Зачастую малый бизнес или фрилансеры отказываются от готовых CRM систем в пользу «самодельных» CRM в гугл таблицах. Почему? Просто потому что большинство готовых СRM перегружены функциями, приходится тратить кучу времени на поиски нужного окна. Интуитивно эти продукты непонятны.

Финансовый фактор также играет важную роль. На первых порах бизнес не готов тратить бюджет на дополнительные инструменты, поэтому автоматизируем как автоматизируется ;)

Преимущество CRM в гугл таблицах, помимо бесплатности, в их простоте: все необходимые данные о клиенте в одной строке. К таким таблицам можно подкрутить необходимые плагины, что поможет приблизить таблицу к СRM.

Как обычно выглядит CRM система в гугл таблицах на примере мастерской:

Основная вкладка в CRM мастерской
Основная вкладка в CRM мастерской

Как правило все довольно просто:

  • столбцы с основной информацией о клиенте;
  • детали заказа;
  • ответственный;
  • статус (запрос,согласование, предоплата и т.д.).

В нашем примере мы также учитываем доход за месяц, чтобы отслеживать доход и эффективность от периода к периоду, мы создали поле «доход в месяц».

В конце каждого месяца мы проводим акцию: продаем оставшиеся в наличии изделия со скидками.

Вкладка «Акция»
Вкладка «Акция»

Именно эту вкладку мы будем использовать для настройки e-mail рассылок, но об этом ниже.

Ценность такой CRM в гугл таблицах, что вы можете раздать доступ своей команде и вам не придется собирать по всем ежедневникам информацию о том, сколько у вас заказов и кто над чем работает.

Для постановки задач и налаживания работы внутри команды, малый бизнес обычно использует дополнительные сервисы, например trello. Обычно, внедрение таких таск-менеджеров в работу компании проходит легко и значительно упрощает работу. Как правило работа в таких сервисах ведется по принципу управления канбан. Для организации задач предусмотрена доска с карточками, которые можно помечать метками, перетаскивать, определять для них участников и сроки. Если возвращаться к trello, то данная платформа поддерживает интеграцию со многими популярными сервисами, например, Google Drive, Evernote, Dropbox, OneDrive, MailChimp.

Какие плагины можно использовать для автоматизации:

Начнем с того, что такое плагины и зачем они вообще нужны. Плагины — это дополнение (расширение возможностей) для какой-то определенной программы или сервиса. В нашем случае пригодится плагин для автоматизации e-mail-рассылок о предстоящих акциях. Разберем установку плагина на примере Yet Another Mail Merge.

Для того, чтобы установить плагин к таблице необходимо, находясь в документе, нажать на пункт меню «Дополнения» и выбрать «Установить дополнение». Далее выбираем Yet Another Mail Merge. Нажимаем «Установить» :

Gif

После установки вернитесь назад в документ и снова нажмите на «Дополнения». Yet Another Mail Merg должен появиться в списке. Чтобы начать работу необходимо нажать на кнопку «Запустить Mail Merge»:

Gif

Теперь создайте шаблон для писем, которые пойдут в рассылку. В появившимся окне нажмите на «Посмотреть больше черновиков», а затем на кнопку «Login»:

Gif

После того как перейдете в свой аккаунт, нажмите на значок меню в левом верхнем углу и перейдите в раздел «Email Templates». Выберите необходимый шаблон, нажав на «Use this templates» и откройте его в своем аккаунте «Open in gmail»:

Gif

Далее шаблон появится в вашем аккаунте в разделе «Черновики». Нажмите на шаблон и отредактируйте так, как вам нужно:

Gif

После того как отредактировали шаблон, нажмите на значок «Сохранить и закрыть»:

Gif

Для того, чтобы убедиться в том, что шаблон получился таким, как вы хотели, попробуйте отправить его себе. Для этого вернитесь в документ и запустите Mail Marge. Выберите из списка нужный шаблон и нажмите на кнопку «Отправить мне тестовое»:

Gifт

Проверьте свою почту. Наш шаблон выглядит так:

Gif

После настройки и тестирования можете смело запускать рассылку. После запуска в вашем документе появится новый столбец и окно со статистикой:

Как будет выглядеть таблица после запуска плагина
Как будет выглядеть таблица после запуска плагина

Плагины: способ посложнее

Для настройки плагина именно под ваш бизнес скорее всего придется обратиться к разработчику. Вы можете попробовать и самостоятельно подключить нужный вам плагин к таблице. Один из способов мы описали выше. Если он вам не подходит то «окей, гугл, мне нужен плагин для…». В сети достаточно много статей с готовыми кейсами от разработчиков. Вопрос только в том, насколько эти решения подойдут конкретно вам.

Минусы использования гугл-таблиц как CRM

  • сложности при автоматизации;
  • неудобно пользоваться не с компьютера;
  • низкая прозрачность процессов;
  • нет настройки прав доступа.

В СRM Пачке мы постарались учесть все базовые функции, которые могут понадобиться малому бизнесу или фрилансерам. Вы можете легко настроить все бизнес процессы: от добавления карточки клиента в систему до аналитики проделанной работы за определенный период.

Вы работаете в команде? Можете добавить своих коллег — у нас нет ограничений по пользователям. Ставить задачи и общаться можно также внутри CRM.

Если вам необходима интеграция с почтой или другими сервисами, то это также можно подключить. Тариф «Рост» стоит 1950 рублей в месяц, но при этом сумма не зависит от количества пользователей. Все мини-сервисы включены в эту цену. Подключать и отключать их можно одним кликом. Вы можете подключить Лучшие практики — настройки, которые помогут работать более продуктивно, или добавить другие сервисы к своей Пачке с помощью API. Выберите тот тариф, который будет соответствовать вашим требованиям к CRM.

Если вы сейчас находитесь в поиске сервиса, который поможет вам автоматизировать ваши бизнес процессы, но понимаете, что CRM Google Sheets — это не совсем то, что вам нужно, то вам будет полезно прочитать подборку «Лучшие бесплатные CRM в 2020 году». В ней мы подробно описали сервисы, указали плюсы и минусы систем.