Полезная инструкция: как быстро тестировать СRM-систему

Полезная инструкция: как быстро тестировать СRM-систему

В этой статье

Лучший способ понять, подходит ли вам CRM-система – протестировать её. Проблема в том, что систем очень много. Чем меньше времени вы тратите на тестирование каждой из них, тем больше CRM вы сможете попробовать в деле. В этом вам поможет наша инструкция.

Шаг 0. Первым делом отсейте заведомо неподходящие варианты

Какая у вас модель продаж?

Модель продаж определяет то, как вы продаете. От этого зависит, на какие функции вам стоит обратить больше внимания. Чтобы вам было проще разобраться, мы подготовили подробную статью об основных функциях CRM для каждой модели продаж

Аватар автора цитаты
Игорь Вершинин, арт-директор театра «Кот Вильям»:
Выбрать CRM – это как купить одежду на вырост. Нужно чётко понимать, что через какое-то время бизнес-процессы изменятся, поэтому за время тестового периода нужно понять, соответствует ли система текущим и возможным будущим бизнес-процессам.

Первым делом стоит определиться с ключевыми возможностями системы. Тем, без чего внедрение будет бессмысленным. Каждой компании нужны разные возможности, но эти вопросы помогут вам определиться

Кто будет пользоваться системой?

Если системой будет пользоваться небольшая постоянная команда, то в приоритете для вас функциональность, а не простота использования.

Аватар автора цитаты
Игорь Вершинин:
Один из самых важных факторов при тестировании любой CRM – думать о сотрудниках, которые будут ей пользоваться. Мы представляли Жанну-администратора, которая приходит два раза в неделю в офис. Поймёт ли она, куда нужно тыкнуть, или нет? Если сотрудники не смогут пользоваться CRM, то придётся потратить кучу времени, чтобы их обучить.

Если у вас часто выходят новые сотрудники, то простота использования становится ключевой, иначе всё время придется проводить за обучением.

Нужны ли вам интеграции с другими сервисами?

Сегодня CRM — центр бизнес процессов компании. Важно, чтобы другие сервисы, которыми вы пользуетесь, могли получать и передавать данные в CRM. Главное — избежать ошибки начинающего автоматизатора: «Хочу всё в одном месте». Конечно, сервисы, которые генерируют много информации, должны быть интегрированы с CRM. Например, глупо каждый день переносить заявки с сайта вручную в CRM. Но если оттуда приходит всего одна заявка в день, то проще и дешевле её заносить вручную.

Шаг 1. Оцените внешний вид CRM

Отлично, вы отобрали несколько подходящих вариантов и создали аккаунт. Перед вами все разделы программы.

Аватар автора цитаты
Игорь Вершинин:
В первую очередь я обращаю внимание на базовые разделы: База контактов, Сделки и Задачи. Во вторую – на интеграции. У нас есть сайт на Tilda, поэтому для нас важна интеграция с Tilda. Во время тестирования нужно создавать тестовые сделки, клиентов, вести их. То есть моделировать различные ситуации, чтобы понять, как это всё заводить в СRM, потому что бывает много нестандартных случаев.

В идеале вам должно быть интуитивно понятно, для чего нужен тот или иной раздел. Если это не так, плохо: система сложная, и, чтобы её внедрить, придётся обучать сотрудников. Конечно, можно обратиться к компании-интегратору, но это лишние траты времени и денег.

Шаг 2. Изучите основные разделы CRM: Cделки, Клиенты, Задачи

В разных СRM названия этих разделов могут отличаться, но суть их одинакова. По очереди зайдите в каждый из них и создайте тестовых клиентов, назначьте на них сделки, поставьте задачи и т.д., чтобы понять принцип работы CRM.

Клиенты

В этом разделе находится вся ваша база клиентов с их контактными данными. Создайте тестового клиента или перенесите базу клиентов в CRM. В идеале этот процесс должен быть автоматизирован. Например, чтобы нового клиента можно было занести прямо из вашего телефонного справочника в смартфоне. Или чтобы можно было загрузить базу клиентов одном документом — это быстро и удобно.

Cделки

Здесь находится информация о текущих продажах компании. Поскольку вы уже внесли в CRM как минимум одного клиента, создайте с ним Сделку. Посмотрите, какие сведения о сделке есть (этап, стоимость, ответственные за сделку), какие бы вы ещё хотели добавить. Подвигайте сделку с этапа на этап. Удобно ли вам это делать?

Задачи

Это один из важнейших разделов любой CRM, которой позволяет автоматизировать управление компанией с помощью постановки задач сотрудникам (и себе). Придумайте любую задачу (например, «Звонок по сделке») и попробуйте назначит ответственного за неё. Насколько просто это сделать?

Шаг 3. Обратитесь в службу поддержки

В начале все системы чаще всего работают хорошо. На этом этапе лучше попробовать занести реальные данные в систему. Это неизбежно вызовет вопросы, так как вмешается специфика вашего бизнеса. Так будет происходить постоянно, поэтому стоит проверить, как работает служба поддержки CRM и на каких условиях она предоставляется. Где-то поддержка платная и только по телефону, где-то включена в тариф и доступна в чате.

Аватар автора цитаты
Игорь Вершинин:
Служба поддержки – один из основных факторов выбора CRM. У наших сотрудников периодически возникают какие-то сложности, тогда мы их отправляем в службу поддержки, потому что там всё расскажут, скинут видео. Порой это проще, чем объяснить что-то самому. Вчера мне служба поддержки отвечала почти ночью, и это здорово.

Обратитесь в поддержку и оцените, насколько оперативно и качественно вам ответят. Если вам ответят быстро, значит, в дальнейшем вы скорее всего сможете оперативно решить любой вопрос. Также вы сможете оценить обучающие ресурсы CRM: базу знаний, канал на youtube и тд. Службы поддержки любят на них ссылаться.

Шаг 4. Попробуйте настроить интеграцию

Если вам нужны интеграции, то стоит попробовать настроить их заранее. Выберите из списка необходимые интеграции и попытайтесь подключить. Например, если вы получаете заявки с сайта на Tilda, то можете настроить интеграцию с Tilda и т.д.

Аватар автора цитаты
Игорь Вершинин:
После пробного периода мы на 90% были уверены, что будем пользоваться найденной CRM, поэтому мы начали в неё переносить контакты и подключать интеграции. Сразу подключили Tilda, WhatsApp и электронную почту. За время бесплатного периода мы перенесли в CRM половину нашей работы. Даже если бы нас что-то не устроило, мы в любом случае смогли бы из системы выкачать все данные после использования.

Во многих CRM эта операция довольно сложная. Здорово, если вы сможете справиться самостоятельно — без обращения в поддержку, по инструкции. Значит, создатели CRM продумали всё заранее.

Шаг 5. Оцените CRM

Основные критерии оценки CRM: удобный интерфейс, наличие необходимых интеграций, скорость работы программы и оперативная служба поддержки. Конечно, можно поставить баллы за каждый пункт и выбрать лидера. Но лучше обратиться к Шагу 0 и вспомнить, какие возможности являются для вас ключевыми. На их качество стоит обратить особое внимание.

Почему важно протестировать CRM?

Все производители CRM заинтересованы в том, чтобы вы купили их систему. Однако часто они обещают больше, чем могут предложить. Тестирование – это как первое свидание после онлайн-знакомства. Вы уже имеете общее представление и определённые надежды, но встреча развеет иллюзии и покажет реальное положение дел. Чтобы бизнес был успешен, СRM должна работать как часы.
Если сервис плохо работает, лучше понять это во время тестирования. Тогда ваш бизнес не пострадает, и неработающие уведомления не превратятся в пропущенные встречи, а неправильные статусы — в задержки с доставкой и т.д.

Попробуйте Пачку сегодня

Первые 7 дней – бесплатно.
Перестаньте уточнять, вспоминать и искать. Просто работайте в удовольствие.
Попробовать 7 дней бесплатно Записаться на Демо