Команда Пачки CRM продолжает цикл статей об удалённой работе. Мы делимся наработками с теми, кто перешёл на дистанционный режим работы (для остальных информация может быть неактуальна в связи со спецификой деятельности).
Даже опытные юристы и кадровые консультанты сейчас не имеют однозначных ответов на многие вопросы. Каждая отрасль и каждая компания самостоятельно принимает решения, как ей действовать в режиме «нерабочих дней», пункты указов трактуются по-разному. Как табелировать сотрудников в апрельские дни, как оплачивать им эти дни? Вопросов много, ответов мало.
В чём преимущество компаний, которые работают удалённо? В том, что в разъяснениях Роструда есть оговорка, которая позволяет работать в обычном режиме. Мы руководствуемся п.3 Разъяснений Роструда касательно Указа «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней», в котором прописано, что «Работники, осуществляющие удаленный режим работы, по согласованию с работодателем имеют право на его продолжение в период действия Указа».
В двух предыдущих статьях мы рассказывали о том, как перевести сотрудников на удалённый режим работы и как принимать новых работников дистанционно. В этой статье мы рассматриваем, как уволить сотрудника, если он работает удалённо.
При подписании документов сейчас возможно использовать электронный образ документа. По сути это отсканированный документ в виде файла. Ранее он не приравнивался к оригиналу, как не приравнивается и сейчас. Но, если впоследствии возникнет конфликтная ситуация, которая будет рассматриваться в суде, то наверняка будет учтено, что этот документ в виде электронного образа был подписан именно в это время при действии этого указа (Указ Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 г. № 206). В разъяснениях также сказано, что этот обмен этими электронными образами происходит «с последующим их оформлением в установленном порядке». То есть делаем все то же: обмен документами с «живыми» подписями.
Обмениваться документами с сотрудниками, несмотря на ограничительные меры, принятые в Москве, Московской области, а также в других регионах, можно, используя курьерские службы. Подробно мы это описывали здесь. Помимо служб доставки сейчас доступен ещё один вариант. Если работник живёт с вами в одном городе, например, Москве, и вам нужна мгновенная доставка документов, можно в качестве альтернативы использовать Яндекс Такси. У них в приложении есть функция «Доставка». С её помощью можно организовать доставку документов. И стоимость её будет равна поездке по городу, ещё и в отсутствии пробок на дорогах.
А теперь по поводу увольнений. Самый простой вариант – увольнение по собственному желанию. Предлагаем рассмотреть его. Процедура увольнения на дистанционном режиме почти ничем не отличается от традиционной.
Шаг 1. Работник пишет заявление на увольнение, направляет вам его скан/фото (оригинал кладёт в папочку для последующей отправки).
В этом заявлении он должен указать, что просит направить его трудовую книжку Почтой России и указать, по какому именно адресу. В связи с Указом президента №239 и продлением «Нерабочих дней» до конца апреля 2020 года, и поскольку, частично даже Почта России не работала какое-то время, а хотя бы копия заявления от сотрудника нам нужна уже “здесь и сейчас” мы внесли изменения в свой шаблон заявления на увольнение, можем с вами им поделиться.
Шаг 2. Подготовьте для работника в pdf-формате все шаблоны документов по увольнению, чтобы он мог распечатать и отправить Вам электронные образы, а следом и оригиналы.
Вы издаёте приказ об увольнении, делаете запись в карточку Т2 об увольнении - формируете файлы.
Будьте на связи с бухгалтерией: возможно, от увольняющегося работника бухгалтеру нужно получить какие-то незакрытые документы по произведенным командировкам, авансовые отчёты и прочее – проще объединиться и централизованно за одну отправку всё это получить.
Шаг 3. Направляете электронное письмо сотруднику с вложенными файлами
Не забудьте написать по электронной почте подробную инструкцию, где и сколько раз подписать, (если делаете отправку распечатанных документов от себя - обязательно используйте стикеры или галочки на полях).
Шаг 4. Получаете от работника сначала электронные образы документов, а следом - оригиналы подписанных документов, которые останутся и будут храниться у вас.
Желательно иметь несколько дней перед последним рабочим днем сотрудника (увольнением), чтобы получить все оригиналы документов от него, и после этого уже произвести окончательный расчёт именно в день увольнения.
Шаг 5. В день увольнения отправляйтесь на Почту и делайте отправку трудовой книжки увольняющегося работника.
Не забывайте в день увольнения направить работнику Почтой России (вместе с трудовой книжкой, в которой сделали запись об увольнении) установленные необходимые справки: справку о сумме заработной платы 182-н, справки 2-НДФЛ, расчётный листок. Чтобы вы не искать шаблон описи, оставляем его здесь для удобного заполнения в электронном виде (показываем пример заполнения). Это обязательно, так как у вас должно остаться подтверждение того, что вы выполнили своё обязательство как работодатель и направили работнику его трудовую книжку.
P.S. В случае, если из-за режима самоизоляции почтовые отделения всё же не работают, то можно также воспользоваться отправкой EMS – курьерской службой Почты России, либо альтернативными курьерскими службами, однако, необходимо прописать это в заявлении на увольнение.