Сервисы для удобного перехода на удалёнку

Сервисы для удобного перехода на удалёнку

Сервисы для удобного перехода на удалёнку

На данный момент большое количество компаний из-за карантинов вынуждена переводить всю работу из офиса на удалённый формат. Всем все было удобно, привычно, как вдруг все процессы надо организовывать совсем по-другому. Не спешите паниковать, рассказываем, с помощью чего можно сделать этот переход плавным и безболезненным.

Рассмотрим частые вопросы руководителя компании при переходе:

Что если работники перестанут также продуктивно работать и все выйдет из под контроля?

Удаленный формат — это отличная возможность проверить ваших работников на профессионализм. Смогут ли они сами себя организовывать, выполнять задачи качественно и вовремя. На них ведь ложится ответственность за самих себя. Придется больше доверять своим сотрудникам, чем контролировать. Таким образом если они не будут справляться, возможно это будет из-за нехватки опыта. Тогда можно им помочь и более конкретно и подробно описывать задачи и ставить четкие дедлайны, чтобы работники не распылялись и знали что и когда им нужно сделать. А если кто-то даже в таких условиях не сможет выполнять свою работу, то тогда вам стоит задуматься, нужны ли вам в команде такие люди.

Как быть с коммуникацией?

Одно дело — в офисе прийти и получить нужную информацию от человека лично, и совсем другое дело — это делать онлайн. Это может быть не так быстро, но все так же работает. Предлагаем вам перевести все коммуникации в мессенджеры, к примеру, в: Telegram, Whatsapp, Viber. Там можно разбить чаты на отделы в вашей компании, а также на общий чат с руководителем.

Для тех, кто не хочет совмещать личные переписки с работой, существует ряд корпоративных мессенджеров, в которых и функционал обширнее. Slack — хороший тому пример. К возможности создания персональных и групповых чатов добавляется функция создания задач, рабочие календари, аудио и видеозвонки и многое другое. Такие сервисы отлично подходят крупным компаниям, где более сложная структура коммуникации из-за большого количества сотрудников.

Какие-то вопросы проще обсуждать вслух, а не по переписке. Для этого существует формат звонков/видеозвонков. Один из самых популярных сервисов для этого — Skype. Там можно создавать групповые звонки до 50 участников, разговаривать как с видео, так и без, делиться экранами и переписываться в чатах. Для больших команд существует удобная функция приглашения на звонок ссылкой и даже люди, не имеющие учетной записи в скайпе, смогут к вам присоединиться. Еще один сервис — Zoom, поддерживающий только видео формат. Преимущества перед Skype - звонки до 100 участников и возможность записи экрана, которая многим будет полезна, а также опросы, вопросы-ответы и поиск по сообщениям.

Как избежать хаоса и контролировать, кто какую взял задачу и на каком этапе она находится?

Важная для руководителей задача — это контроль над сотрудниками и процессами внутри компании. Для этого нужна четкая система, чтобы все лежало по полочкам. Один из самых приятных и удобных сервисов для этого — Trello. В его основе лежит канбан-доска, на которой можно создавать карточки с задачами и передвигать их по этапам: нужно сделать, в процессе и готово. Также там можно ставить ответственного за задачу и сроки, к которым нужно ее завершить. Конечно, функционал на этом не заканчивается, но здесь мы рассматриваем основное:) Еще один таск менеджер — Asana. К сожалению русскоязычной версии он не имеет, поэтому сервис подойдет вам, только если сотрудникам комфортно работать в англоязычной среде. В Asana можно найти чаты, шаблоны для проектов, распределение работников по командам, списки задач со сроками и ответственными и так далее.

Если говорить о более комплексной аналитике эффективности удалённых сотрудников, то многим руководителям поможет система учета рабочего времени Kickidler. В 2020 году программа выпустила обновление Автокик, позволяющее контролировать команду автономно. С помощью Kickidler руководитель может получать самые разные данные об активности и продуктивности сотрудников как в реальном времени, так и в записи, а потом анализировать всё это в динамике.

Есть ли возможность быстрой совместной работы?

Если в офисе сотрудники могут сидеть плечом к плечу и обсуждать какие-то вопросы или помогать друг другу, то на удаленке такой возможности нет. Для удобной организации совместной работы на расстоянии и существуют сервисы, типа Google Docs. В него вы загружаете свой текст и даете доступ другим по ссылке. Далее они могут его просматривать, редактировать, оставлять комментарии и предлагать правки. И все это в режиме онлайн.

Многие сервисы не поддерживают загрузку больших файлов, что часто очень неудобно. Для решения этой проблемы существуют облачные хранилища, например Dropbox. В нем можно работать с большим числом папок и файлов сразу и доступ к ним будет с любого устройства. Можно начать работу с телефона, а потом продолжить на компьютере. Аналог Google Docs - Dropbox Paper. Все то же самое, только больше возможностей. К примеру, можно добавить видео или аудио, и будет возможность их проиграть прямо в документе, хороший предпросмотр любых файлов и ссылок, создание презентации из вашего файла, а также возможность назначать задания, устанавливать для них срок сдачи и упоминать пользователей.

А чтобы работать было приятнее предлагаем включать на фон музыку. Онлайн трансляция lofi hip hop radio на ютюбе и два радио с музыкой на любой вкус: NTS radio и AccuRadio.

Надеемся у вас сложилось более четкое представление о переводе работы в режим онлайн. В любом случае, это дело наживное. Стоит только начать, и с каждым днем будет понятнее как построить работу удобнее и продуктивнее, как руководителю, так и работникам. Главное, чтобы у всех было желание, компьютер и интернет:)