3 важных шага, которые нужно сделать перед тем, как перевести сотрудников на удалённую работу из-за коронавируса

3 важных шага, которые нужно сделать перед тем, как перевести сотрудников на удалённую работу из-за коронавируса

Эйчары большинства компаний сейчас находятся в панике из-за того, что нужно переводить сотрудников на удалёнку. Пытаются понять: как это сделать, какие документы оформить? Один плюс от этого хаоса - у многих компаний сейчас есть возможность (хоть и принудительно) попробовать новый дистанционный формат работы.

Шаг 1. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору для сотрудников, которых вы собираетесь перевести на удалённый режим

Дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо, чтобы закрепить новый формат работы – дистанционный. Если вы не готовы бессрочно предоставлять такую возможность, важно прописать, чтобы это имело какой-то срок завершения. Можно предоставить сотрудникам возможность работы из дома сроком на один месяц, не ссылаясь на распоряжения, которые каждый регион издаёт самостоятельно в связи с коронавирусом. Так не будет путаницы, если у компании есть филиалы в разных городах. Если через месяц ситуация не изменится, допсоглашение можно продлить еще на месяц. 1

Также необходимо указать ситуации, при которых работнику будет поставлен прогул. Например, если в течение четырех часов работник не будет выходить на связь, то это будет считаться прогулом, за которым может обоснованно последовать увольнение. 2

Не забудьте указать почтовый адрес, по которому может происходить переписка и пересылка оригиналов документов, а также электронную почту (домены), на письма с которых он должен отвечать. Специально для вас наш HR подготовила простой шаблон допсоглашения к трудовому договору о переводе сотрудников на удалённый режим работы. Он занимает всего одну страницу, разобраться в нём легко может как работник, так и работодатель. Его можно скачать здесь.

Шаг 2. Распланируйте рабочие задачи по каждому отделу минимум на месяц

Каждый сотрудник должен знать, чем ему нужно заниматься, не зависимо от того, работает он в офисе или дома. Занесите все задачи для сотрудников в онлайн-планировщик. Если вы используете crm-систему для этого, то знаете, как это делать. Если нет, - самое время начать. В нашей компании мы заносим рабочие задачи в CRM Пачка. CRM-система в онлайн-режиме позволяет отслеживать, на каком этапе выполнения находится то или иное поручение. Если задача находится в работе, сотрудник переносит её в соответствующий пункт. Так вы сможете понять, чем занят в данный момент тот или иной сотрудник, несмотря на то, что он будет работать удалённо. Общую планёрку по каждому отделу можно также организовать удалённо, например по Skype. Договоритесь, что такие планёрки будут проходить каждую неделю или месяц. Делать это чаще не стоит, - так вы только потратите рабочее время сотрудников.

Шаг 3. Создайте общий рабочий чат

Определитесь, какой мессенджер вы будете использовать для общения. Сообщите об этом каждому сотруднику. Пригласите всех в общий чат. Если в компании несколько отделов, можно дополнительно создать отдельные чаты для каждого. Предупредите, что флуд в рабочем чате запрещен, иначе важная информация в чате просто потеряется. Для любителей пообщаться предложите создать отдельный чат для флуда. Однако уведомите, что обсуждать рабочие вопросы или пересылать документы в нерабочих чатах запрещено. Здесь перечислены основные шаги, которые нужно сделать для перевода сотрудников на дистанционный режим работы.

Вся команда «Пачка CRM» работает удалённо, поэтому специально переводить на новый режим работы из-за коронавируса не понадобилось. У каждого работника есть свой план работы. Строго режима работы нет, - каждый его выбирает для себя самостоятельно. Нам неважно, сколько часов будет работать сотрудник, - главное, чтобы все задачи выполнялись вовремя, и человек был доступен для связи. В нашей компании работают сотрудники из разных городов: Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Калининграда, Перми, Калуги, Воронежа, Омска, Уфы, Чебоксар, Красноярска. Несмотря на разные часовые пояса, ни у кого неудобств это не вызывает. Надеюсь, вам понравится новый формат работы.